Was Kanzleien anders macht
Ein Steuerbüro hat mehr Papier pro Quadratmeter als jedes andere Büro. Und es hat Regeln, die andere Betriebe nicht kennen: Die Berufsordnungen für Rechtsanwälte und Steuerberater verpflichten den Berufsträger, Dritte, die Zugang zu Mandantendaten haben, zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Seit 2017 steht das für Anwälte ausdrücklich im Gesetz: Wer Dienstleister einsetzt, muss sie schriftlich verpflichten, und die Verpflichtung muss dokumentiert sein. Dazu kommt die DSGVO, die für jeden Dienstleister mit Zugang zu personenbezogenen Daten Vertraulichkeit und einen Vertrag verlangt.
Für die Praxis heißt das: Die Reinigungskraft ist nicht einfach jemand, der abends den Papierkorb leert. Sie ist eine Person, die der Kanzleiinhaber gegenüber der Kammer und dem Mandanten verantwortet. Das funktioniert nur mit festem Personal, das man kennt.
- Verschwiegenheitserklärung pro Mitarbeiter, unterschrieben, in der Kanzlei abgelegt
- Feste Kraft
- Schlüsselregelung mit Quittung, Schlüssel nie beschriftet mit Adresse
- Reinigung außerhalb der Bürozeiten, damit niemand Gesprächen zuhört oder Bildschirme sieht
Reinigungsmodelle für Kanzleien im Vergleich
| Modell | Diskretion | Kosten | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Eigene Reinigungskraft, angestellt | Hoch, aber Vertretung bei Urlaub und Krankheit ungeregelt | Lohn plus Sozialabgaben plus Material | Große Kanzleien mit Personalabteilung |
| Minijobber privat | Günstig | Einzelkanzlei, wenn die Person verlässlich ist | |
| Reinigungsfirma mit Subunternehmern | Niedrig: wechselnde Personen, Verpflichtung schwer nachweisbar | Meist günstigster Angebotspreis | Nicht für Kanzleien |
| Reinigungsfirma mit fest angestelltem Personal | Kanzleien und Steuerbüros jeder Größe |
Der wichtigste Satz aus dieser Tabelle: Fragen Sie jeden Anbieter, ob die Personen, die abends in Ihrer Kanzlei stehen, bei ihm angestellt sind. Bei Subunternehmerketten weiß am Ende niemand, wer die Verschwiegenheitserklärung unterschrieben hat.
Der Ablauf einer Abendreinigung
- Betreten und Alarm. Nach Dienstschluss, meist ab 18 oder 19 Uhr.
- Papierkörbe und Aktenvernichtung. Papierkörbe werden geleert, aber nicht durchgesehen. Papier, das in den Datenschutz-Sammelbehälter gehört, bleibt darin. Wir leeren keine verschlossenen Datenschutzbehälter, das macht der zertifizierte Vernichter nach DIN 66399.
- Schreibtische. Nur freie Flächen werden gewischt. Akten, Stapel und Notizen werden nicht verschoben, nicht gestapelt, nicht angehoben. Liegt ein Blatt auf dem Tisch, bleibt es dort. Das ist die Regel Nummer eins in jeder Kanzlei.
- Bildschirme und Telefone. Bildschirme mit trockenem Glastuch, Telefone und Tastaturen mit leicht feuchtem Mikrofasertuch und Neutralreiniger. Kein Sprühen auf Elektronik.
- Besprechungsräume, Empfang, Wartebereich. Tische feucht, Glastüren, Stühle, Zeitschriften sortieren. Der Wartebereich ist das Aushängeschild, hier täglich.
- Sanitär und Teeküche. Sanitärreinigung, Spülmaschine ausräumen wenn vereinbart, Kaffeemaschine außen, Kühlschrank nur nach Absprache.
- Böden. Teppich saugen, Hartboden wischen, Eingangsbereich im Winter täglich wegen Streusalz.
- Verlassen. Fenster zu, Licht aus, Alarm scharf, Zeitstempel.
Diskretion in der Praxis: Regeln für unser Personal
- Keine Fotos in der Kanzlei, auch nicht für die interne Dokumentation. Mängel werden schriftlich gemeldet.
- Keine privaten Telefonate während der Reinigung, kein Radio.
- Keine Dritten mitbringen, auch keine Kinder oder Partner.
- Kein Öffnen von Schränken, Schubladen, Aktenkoffern.
- Keine Aussagen gegenüber Dritten, wer Mandant ist oder wer in der Kanzlei war.
Wechselt die feste Kraft, erfahren Sie das vorher, und die neue Person unterschreibt vor dem ersten Einsatz.
Fehler, die wir in Kanzleien gesehen haben
- Papierkorb-Inhalt wird zum Sortieren auf den Tisch gekippt. Gut gemeint, aber der Reinigungskraft steht es nicht zu, Papier zu lesen. Der Korb wird gestülpt, nicht sortiert.
- Flipchart und Whiteboard abgewischt. Nie ohne Freigabe. In Besprechungsräumen bleiben Boards, wie sie sind, es sei denn, ein Aufkleber sagt anderes.
- Akten auf dem Boden gestapelt, um zu saugen. Stapel auf dem Boden werden umfahren, nicht bewegt.
- Bildschirm mit Glasreiniger besprüht. Flüssigkeit läuft in den Rahmen. Nur trockenes oder nebelfeuchtes Tuch.
- Schlüsselbund mit Namensschild der Kanzlei. Bei Verlust wüsste jeder, wo der Schlüssel passt. Unsere Schlüssel tragen nur eine interne Nummer.
- Vertretung ohne Ankündigung. Wenn plötzlich eine fremde Person im Haus ist, ist das für Ihr Team ein Sicherheitsproblem.
Turnus und Angebot für Kanzleien im Oberland
Für eine Kanzlei mit 4 bis 8 Arbeitsplätzen empfehlen wir Reinigung an drei Abenden pro Woche, Sanitär und Wartebereich täglich, Glasreinigung innen und außen vierteljährlich, Teppich-Sprühextraktion einmal im Jahr. Steuerbüros mit Publikumsverkehr im Januar bis Mai brauchen in dieser Zeit meist einen zusätzlichen Tag.
Aus unserem Laden
Produkte aus diesem Artikel
Erhältlich bei der Klar GmbH, Wölflstraße 17, Penzberg. Wir beraten, welches Mittel zu Ihrer Fläche passt. Zum Produktkatalog.
Häufige Fragen dazu
Unterschreiben Ihre Reinigungskräfte eine Verschwiegenheitserklärung?
Ja, vor dem ersten Einsatz, und zwar Ihre kanzleispezifische Vorlage oder unsere Standarderklärung nach DSGVO und Berufsrecht. Die unterschriebenen Exemplare erhalten Sie zur Ablage.
Leert Ihr Personal auch die Datenschutz-Tonne?
Nein. Verschlossene Datenschutzbehälter bleiben verschlossen und werden vom zertifizierten Aktenvernichter geleert. Wir leeren nur die normalen Papierkörbe und sehen den Inhalt nicht durch.
Bevor Sie loslegen
Die Angaben stammen aus unserer täglichen Arbeit und sind sorgfältig geprüft. Untergründe, Beschichtungen und Verschmutzungen unterscheiden sich trotzdem von Objekt zu Objekt. Testen Sie jedes Mittel zuerst an einer unauffälligen Stelle, halten Sie sich an die Dosierung und die Sicherheitshinweise des Herstellers und mischen Sie niemals zwei Reiniger. Für Schäden, die aus der Anwendung dieser Anleitung entstehen, können wir nicht haften.
