Was das Berufsgeheimnis für die Reinigung bedeutet
Anwälte, Notare und Steuerberater müssen Dienstleister, die Mandantengeheimnisse zu sehen bekommen können, in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten. Ausdrücklich steht das seit November 2017 in den Berufsgesetzen, und die Gesetzesbegründung nennt dabei auch Reinigungsdienste. Wenn die Verpflichtung fehlt und die Reinigungskraft etwas weitergibt, kann sich auch der Kanzleiinhaber strafbar machen.
- Jede Person unterschreibt. Sie können dafür eine eigene Vorlage vorgeben. Bevor die Person zum ersten Mal kommt, liegt die Erklärung im Original bei Ihnen in der Kanzlei.
- Es kommt immer dieselbe Kraft. Ihr Team weiß dann, wer abends im Haus ist und einen Schlüssel hat.
- Die Reinigung beginnt nach Dienstschluss. Um diese Zeit hört niemand mehr ein Mandantengespräch mit, und die Bildschirme sind aus.
Eigene Kraft, Minijob oder Reinigungsfirma
Für die Wahl zählen vor allem die Größe der Kanzlei und die Frage, wer bei Urlaub und Krankheit einspringt.
| Modell | Diskretion | Passt für |
|---|---|---|
| Eigene Reinigungskraft | hoch, die Vertretung bei Urlaub und Krankheit regelt die Kanzlei selbst | große Kanzleien mit Personalabteilung |
| Minijob | hängt an der einen Person | Einzelkanzlei mit verlässlicher Kraft |
| Reinigungsfirma mit eigenem, festem Personal | hoch, wenn jede Kraft verpflichtet ist | Kanzleien jeder Größe |
| Reinigungsfirma, die den Auftrag weitergibt | schwer zu prüfen, weil die Personen wechseln | nur, wenn der Vertrag die Weitergabe regelt und jede Person verpflichtet ist |
Fragen Sie jeden Anbieter, ob die Personen, die abends in Ihrer Kanzlei stehen, bei ihm selbst beschäftigt sind. Wird ein Auftrag über mehrere Firmen weitergereicht, lässt sich kaum noch prüfen, wer die Verschwiegenheitserklärung unterschrieben hat. Halten Sie deshalb im Reinigungsvertrag fest, ob der Anbieter weitere Firmen einsetzen darf.
Wie die Reinigungskraft abends vorgeht
Wenn Ihre Kanzlei eine Alarmanlage hat, schaltet die Reinigungskraft sie beim Hereinkommen als Erstes ab.
- Papierkörbe zuerst. Jeden Korb stülpt sie direkt in den Müllsack, ohne hineinzusehen. Auf dem Tisch auskippen und sortieren darf sie nie, weil sie dabei zwangsläufig mitliest.
- Auf dem Schreibtisch. Nur die freien Flächen wischt sie feucht. Akten, Stapel und Notizen bleiben unberührt, auch ein einzelnes Blatt liegt danach noch da, wo es lag. Für Bildschirme nimmt sie ein trockenes Mikrofaser-Glastuch, für Telefone und Tastaturen ein Tuch mit etwas Neutralreiniger. Aufs Gerät selbst wird nie gesprüht, sonst läuft Flüssigkeit in den Rahmen.
- Empfang und Besprechung. Hier wischt sie die Tische feucht, putzt Glastüren und Stühle und ordnet im Wartebereich die Zeitschriften. Das Whiteboard wischt sie nur, wenn Sie einen Zettel „Bitte abwischen“ dranhängen. Acryl-Trennscheiben bekommen nur Wasser mit einem Spritzer Spülmittel, denn der Glasreiniger für die Glastüren ist für Acryl nicht zugelassen.
- Erst die Teeküche. Sie wischt die Kaffeemaschine außen ab, putzt Spüle und Arbeitsflächen. Ob sie auch die Spülmaschine ausräumt und den Kühlschrank reinigt, sprechen Sie vorher mit ihr ab.
- Dann der Sanitärbereich. Zuerst das Waschbecken, das WC zuletzt. Für das WC nimmt sie ein eigenes Tuch in eigener Farbe, das nie in die Küche kommt.
- Dann die Böden. Auf Teppich kommt der Sauger, auf Hartboden der Mopp. Aktenstapel auf dem Boden bleiben stehen, sie saugt und wischt drumherum.
- Zum Schluss. Sie notiert die Uhrzeit, zu der sie geht, schließt die Fenster, macht das Licht aus und schaltet die Alarmanlage scharf, falls es eine gibt.
Hausregeln für das Reinigungspersonal
Schreiben Sie die Regeln in den Reinigungsvertrag, dann gelten sie auch für jede Vertretung.
- Die Reinigungskraft fotografiert in der Kanzlei nichts, auch keine Schäden. Auf fast jedem Foto wäre irgendwo eine Akte zu sehen, deshalb meldet sie Mängel schriftlich.
- Sie kommt allein, ohne Kinder, Partner oder Bekannte.
- Privat telefoniert sie während der Arbeit nicht, und das Radio bleibt aus.
- Schränke, Schubladen und Aktenkoffer bleiben zu.
- Nach außen sagt sie kein Wort darüber, wer Mandant ist oder wer in der Kanzlei war.
Reinigungsturnus in Kanzlei und Steuerbüro
Die Tabelle zeigt Richtwerte für eine kleine Kanzlei. Wie oft es am Ende sein muss, hängt vom Mandantenverkehr ab. Nur bei den Toiletten gibt es keinen Spielraum: Werden sie täglich benutzt, müssen sie nach ASR A4.1 auch täglich gereinigt werden, also auch an Tagen ohne Büroreinigung.
| Bereich | Turnus |
|---|---|
| Büros und Besprechungsräume | 3 Abende pro Woche |
| Sanitär | an jedem Arbeitstag (ASR A4.1) |
| Wartebereich | bei jedem Einsatz, bei viel Mandantenverkehr täglich |
| Eingang im Winter | bei jedem Einsatz, wegen Streusalz |
| Glas innen und außen | vierteljährlich |
| Teppich, Sprühextraktion | 1× pro Jahr |
Bei der Sprühextraktion sprüht eine Maschine Wasser mit Reiniger in den Teppich und saugt es sofort wieder ab. Im Steuerbüro ist vor den Abgabefristen und zu den Jahresabschlüssen mehr los. Dann lohnt sich ein zusätzlicher Abend für Empfang und Wartebereich.
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Erhältlich bei der Klar GmbH, Wölflstraße 17, Penzberg. Wir beraten, welches Mittel zu Ihrer Fläche passt. Zum Produktkatalog.
Häufige Fragen dazu
Darf die Reinigungskraft auch die Datenschutztonne leeren?
Nein. Verschlossene Datenschutzbehälter leert ein Aktenvernichtungsdienst, der nach DIN 66399 arbeitet. Die Reinigungskraft kümmert sich nur um die normalen Papierkörbe.
Unsere Reinigungskraft ist krank. Darf dann einfach jemand anderes kommen?
Eine Vertretung kommt nur mit Ankündigung. Sie erfahren vorher, wer es ist, und auch diese Person ist schon schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Wenn plötzlich eine fremde Person im Haus steht, ist das für Ihr Team ein Sicherheitsproblem.
Bekommt die Reinigungskraft einen eigenen Kanzleischlüssel?
Ja, gegen Quittung. Wir hängen nur eine interne Nummer daran, kein Kanzleischild und keine Adresse, damit ein Finder den Schlüssel keinem Haus zuordnen kann.
Bevor Sie loslegen
Die Angaben stammen aus unserer täglichen Arbeit und aus den Herstellerangaben der Mittel. Untergründe, Beschichtungen und Verschmutzungen unterscheiden sich trotzdem von Objekt zu Objekt. Testen Sie jedes Mittel zuerst an einer unauffälligen Stelle, halten Sie sich an die Dosierung und die Sicherheitshinweise des Herstellers und mischen Sie niemals zwei Reiniger. Für Schäden, die aus der Anwendung dieser Anleitung entstehen, können wir nicht haften.
