Warum Angebote ohne Verzeichnis nicht vergleichbar sind
Ohne gemeinsame Vorlage beschreibt jeder Anbieter seine eigene Leistung. Zwei Angebote für dasselbe Büro sehen dann etwa so aus:
| Leistung | Anbieter A | Anbieter B |
|---|---|---|
| Tische wischen | täglich | wöchentlich |
| Teppich saugen | vollflächig | nur Laufwege |
| Seife und Papier nachfüllen | im Preis | extra berechnet |
Ist Anbieter B billiger, bekommen Sie dafür weniger Leistung. Und wenn später Staub auf den Heizkörpern liegt, können Sie das nur reklamieren, wenn im Vertrag steht, dass sie einmal im Monat abgestaubt werden.
Ein Leistungsverzeichnis nennt Raumgruppen, Ausstattung und Tätigkeiten und legt für jede Tätigkeit fest, wie oft sie anfällt. Für jede Raumgruppe hat der Anbieter einen Leistungswert, also die Quadratmeter, die eine Kraft dort in einer Stunde schafft. Er teilt die Fläche der Gruppe durch diesen Wert, dann hat er die Stunden für einen Durchgang. Mal Turnus ergibt das die Stunden im Monat und daraus den Preis.
Die sieben Teile des Musters
Das Muster beschreibt vor allem die Unterhaltsreinigung, die im laufenden Betrieb regelmäßig anfällt. Glas, Grundreinigung und Winterdienst stehen in Teil 6 getrennt, weil sie seltener anfallen. Eine Grundreinigung nimmt mit, was bei der Unterhaltsreinigung liegen bleibt: alte Pflegefilme, Kalk, Schmutz in Fugen und Kanten.
| Teil | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| 1. Objektdaten | Adresse, Etagen, Gesamtfläche, Nutzung, Öffnungszeiten, Reinigungszeit | Bürogebäude, 2 Etagen, 1 450 m², Mo–Fr 8–18 Uhr, Reinigung ab 18 Uhr |
| 2. Raumgruppen | Büro, Flur, Sanitär, Teeküche, Besprechung, Lager, Treppenhaus, Eingang, je mit Zahl der Räume, Fläche und Bodenart | Sanitär: 4 Räume, 48 m², Fliesen; Büro: 22 Räume, 860 m², Teppich |
| 3. Tätigkeiten | je Raumgruppe, mit Arbeitshöhe und Methode | Tischflächen feucht wischen, soweit frei |
| 4. Turnus | Häufigkeit pro Woche, Monat, Quartal oder Jahr | 5×/Woche, 1×/Woche, 1×/Monat, 2×/Jahr |
| 5. Verbrauchsmaterial | wer Seife, Papier und Müllbeutel liefert, wie abgerechnet wird | Auftragnehmer liefert, Abrechnung nach Verbrauch |
| 6. Sonderleistungen | Glas, Grundreinigung, Teppich nass reinigen, Winterdienst | Glas innen und außen 4×/Jahr, Grundreinigung Hartboden 1×/Jahr |
| 7. Zugang und Kontrolle | Schlüssel, Alarmanlage, Einsatznachweis, Ablauf bei Reklamationen | Schlüsselübergabe gegen Unterschrift |
Vom Grundriss zum fertigen Verzeichnis
- Räume und Ausstattung aufnehmen. Fläche und Bodenart je Raum übernehmen Sie aus dem Grundriss. Dazu kommt die Ausstattung, Stück für Stück gezählt: WCs, Urinale, Waschtische, Spender, Arbeitsplätze, Papierkörbe, Fenster mit Größe. Ohne Grundriss schreiten Sie die Räume ab, ein Schritt ist etwa 0,75 m lang.
- Raumgruppen bilden. Räume, die gleich genutzt und im gleichen Turnus gereinigt werden, gehören zusammen. Mehr als acht Gruppen braucht kaum ein Bürogebäude.
- Tätigkeiten ausschreiben. Statt „Büro reinigen“ steht im Verzeichnis, was die Reinigungskraft tut: Papierkorb leeren und Beutel wechseln, Boden saugen, Griffspuren an Türen entfernen. Die Arbeitshöhe gehört dazu, etwa „bis 1,80 m, darüber Sonderleistung“.
- Turnus festlegen und mit dem Budget abgleichen. Sanitär und Teeküche setzen Sie täglich an, die Büros je nach Belegung. Bevor das Verzeichnis an die Anbieter geht, klären Sie, welcher Turnus ins Budget passt.
- Zuletzt Zugang und Mängelmeldung. Halten Sie fest, wer aufschließt, wie die Alarmanlage bedient wird und auf welchem Weg ein Mangel gemeldet wird. Für Schlüssel arbeiten wir mit einem Übergabeprotokoll, das beide Seiten unterschreiben.
Lücken im Verzeichnis, die später Streit auslösen
Wenn wir ein fertiges Verzeichnis zum Kalkulieren bekommen, fehlt fast immer eine dieser fünf Angaben:
| Lücke | Folge | Besser |
|---|---|---|
| „Nach Bedarf“ als Turnus | jeder Anbieter rechnet mit einer anderen Häufigkeit | feste Häufigkeit je Tätigkeit |
| „Täglich alles“, Budget reicht für 3×/Woche | ein Vertrag, den keiner einhält | Sanitär täglich, Büro 2×/Woche |
| Sonderleistungen fehlen oder stecken pauschal im Grundpreis | kommen später als Nachtrag oder bleiben ungeprüft | mit Häufigkeit und Preis ausweisen |
| keine Preisanpassung | nach der nächsten Tariflohnerhöhung Nachverhandlung oder weniger Leistung | Anpassung an den Tariflohn koppeln |
| Zeitfenster passt nicht zum Betrieb | Angebote für die falsche Uhrzeit | Praxen nach der Sprechstunde, Läden vor der Öffnung, Produktion in der Pause |
Angebote Position für Position vergleichen
Zur Besichtigung kommen alle Anbieter in dieselben Räume, das Verzeichnis haben sie vorher bekommen. Bitten Sie darum, die Preise je Raumgruppe und je Sonderleistung einzeln auszuweisen. Dann legen Sie die Angebote Zeile für Zeile nebeneinander und sehen sofort, wo ein Posten fehlt.
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Erhältlich bei der Klar GmbH, Wölflstraße 17, Penzberg. Wir beraten, welches Mittel zu Ihrer Fläche passt. Zum Produktkatalog.
Häufige Fragen dazu
Wer schreibt das Leistungsverzeichnis, wir oder die Reinigungsfirma?
Am besten Sie selbst als Auftraggeber. Schreibt eine Firma das Verzeichnis, richtet sie es nach ihrer eigenen Arbeitsweise aus, und die anderen Anbieter müssen mit ihrer Vorlage rechnen.
Wie lang muss so ein Verzeichnis sein?
Bei den meisten Büros und Praxen sind es wenige Seiten. Länger wird es erst mit vielen Raumgruppen oder Sonderleistungen.
Lohnt sich das auch für ein kleines Büro mit drei Leuten?
Ja, sobald Sie mehr als ein Angebot einholen. Eine Seite mit Räumen, Tätigkeiten und Turnus reicht dann meistens.
Können wir den Turnus später noch ändern?
Ja. Jede Raumgruppe steht mit ihrem Turnus einzeln drin, also wird nur diese Position neu gerechnet. Der Rest des Vertrags bleibt, wie er ist.
Bevor Sie loslegen
Die Angaben stammen aus unserer täglichen Arbeit und aus den Herstellerangaben der Mittel. Untergründe, Beschichtungen und Verschmutzungen unterscheiden sich trotzdem von Objekt zu Objekt. Testen Sie jedes Mittel zuerst an einer unauffälligen Stelle, halten Sie sich an die Dosierung und die Sicherheitshinweise des Herstellers und mischen Sie niemals zwei Reiniger. Für Schäden, die aus der Anwendung dieser Anleitung entstehen, können wir nicht haften.
